Tim U2IK Fakultas Ilmu Pendidikan UNY telah merumuskan Standar Operasional Prosedur Kerjasama dan Sistem Database Kerjasama, Hasil rumusan SOP Kerjasama ini meruoakan hasil dari Workshop Peyusunan SOP Kerjasama yang dilaksanakan pada tanggal 16 Oktober 2020, di Hotel Grand Cokro. Menghadirkan narasumbver dari BINUS Theodora Subyantoro dan Debby Sukma Lubis.

Setelah mendapatkan masukan dari narasumber workshop, peserta workshop yang terdiri dari unsur dekanat, ketua jurusan dan admin prodi, rumusan SOP ini disosialisasikan kepada stakeholder pada tanggal 3 November 2020 di KJ Hotel. Kegiatan Sosiasilasi SOP ini didimaksudkan agar setiap unit di Fakultas Ilmu Pendidikan UNY, dan stakeholder memahami bagaimana proses kerjasama itu dibuat, dan dokumen kerjasama itu bisa di sahkan dengan penandatanganan nota kerjasama.

Standar Operasional Prosedur ini disusun untuk memberikan arahan bagi fakultas dan program studi di FIP UNY dalam rangka menjalin kerja sama dengan mitra baik di dalam maupun luar negeri.

Adapun Standar Operasional Prosedur Kerjasama tersebut sebagai berikut:

Tahap Perintisan atau penjajakan

Perintisan atau penjajakan kerja sama dapat diajukan oleh pihak internal Fakultas Ilmu Pendidikan UNY kepada mitra berdasarkan kebutuhan atau pihak eksternal. Pada inisiasi dari pihak internal, pihak yang akan melakukan perintisan atau penjajakan kerja sama menjalin koordinasi dengan unit mitra untuk menentukan apakah kerja sama bisa ditindaklanjuti atau tidak. Jika permohonan kerja sama dapat diterima, selanjutnya dilakukan koordinasi dengan pihak mitra untuk penyusunan naskah kerja sama. Sedangkan pada inisiasi dari pihak eksternal, pihak dari Fakultas Ilmu Pendidikan mempertimbangkan penjajakan kerja sama dengan kondisi pada unit. Setelah disepakati, dilakukan koordinasi dengan calon mitra kerja sama untuk selanjutnya dilakukan penyusunan naskah kerja sama.

Tahap Penyusunan dan Pengesahan Dokumen Kerja Sama

Pengajuan naskah kerja sama dapat dilakukan oleh pihak dari Fakultas Ilmu Pendidikan UNY atau pihak calon mitra. Penyusunan naskah dokumen kerja sama dapat dilakukan melalui prosedur berikut:

1. Kedua belah pihak melakukan pembahasan substansi draft naskah perjanjian kerja sama;
2. Pembahasan dan komunikasi terkait substansi kerja sama dan teknis penandatanganan dapat dilakukan melalui media elektronik maupun pertemuan tatap muka;
3. Penyusunan draft kerja sama dilakukan secara mandiri oleh program studi dan/atau dengan bantuan bagian kerja sama UUIK Fakultas Ilmu Pendidikan;
4. Naskah dokumen kerja sama yang sudah disetujui kedua belah pihak dapat ditandatangi oleh pimpinan atau pihak yang berwenang dari masing-masing mitra.;
5. Naskah kerja sama dibuat dalam dua rangkap, satu naskah untuk pihak dari Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Yogyakarta dan yang satunya disimpan oleh mitra kerja sama;
6. Teknis penandatanganan terkait waktu, tempat dan tata cara disepakati oleh kedua belah pihak.

Tahap Pelaksanaan Kegiatan Kerja Sama

Realisasi kerja sama merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan setelah penandatanganan naskah perjanjian kerja sama. Kegiatan yang dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang ada, sehingga perlu disusun petunjuk pelaksanaan kerja sama/petunjuk teknis/Terms of Reference. Dalam hal ini yang bertanggungjawab menyusun adalah unit pelaksana yang nantinya melaksanakan kegiatan sesuai dengan perjanjian kerja sama. Unit pelaksana juga wajib membuat laporan secara bertahap yang disampaikan kepada pimpinan fakultas dan ditembuskan ke UUIK Fakultas.

Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kerja Sama

Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan oleh kedua belah pihak. Monitoring dilakukan untuk memastikan agar seluruh tahapan kegiatan dilakukan dengan baik dan mencapai tujuan yang diharapkan. Hasil monitoring kemudian dijadikan bahan untuk mengevaluasi apakah suatu kegiatan dapat dilanjutkan, diperbaiki, dikembangkan, atau diberhentikan. Kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kerja sama harus didasarkan atas ketentuan yang telah dibuat secara bersama.

Ddokumen Kerjasama yang sudah ditandatangani lalu di arsip ke system database Kerjasama di alamat http://fip.uny.ac.id/sistemkerjasama . dokumen ini disimpan untuk kepentingan arsip maupun sebagai dokumen resmi Kerjasama, sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan kegiatan yang termaktub di dalam naskah kerjasama. (Rit)